3 tips for vellykket migrering med brukerne i fokus ? Tips 1. Skape forutsetninger allerede i migreringsplanen

Innledning
Har dere planer om ? migrere til et nytt operativsystem slik som 7 eller kanskje bytte til en nyere versjon av Office-pakken, som f.eks. Office 2007 eller 2010? Teknologi er en grunnleggende forutsetning for en vellykket migrering, mens evnen til ? lede, berolige og st?tte brukerne p? ulike m?ter med tydelig informasjon f?r, under og etter migreringen blir avgj?rende for i hvor stor grad migreringen oppleves som vellykket.
N?r det er besluttet at en migrering skal finne sted, er det ofte IT-avdelingen som f?r ansvaret for prosjektledelsen.
IT-avdelingen skal ogs? s?rge for at migreringen gjennomf?res s? kostnadseffektivt og raskt som mulig uten ? forstyrre den daglige virksomheten.
Et vanlig scenario er at IT-avdelingen lykkes relativt bra med den tekniske migreringen, dvs. at IT-avdelingen lykkes med ? f? brukerne over p? det nye systemet uten ? miste viktige data eller for?rsake driftsstans i virksomheten. En vellykket teknologisk migrering er imidlertid ingen garanti for at migreringsprosjektet oppleves som et vellykket prosjekt ute i virksomheten. Mange ganger er det myke verdier, slik som riktig informasjon, kunnskap og gjensidig forst?else som blir avgj?rende for om prosjektet oppleves som vellykket eller ikke.
Hvis du er interessert i ? vite hvordan dere kan gjennomf?re et ?vellykket? migreringsprosjekt, b?r du lese denne rapporten som gir konkrete tips om hvordan dere kan h?ndtere disse myke verdiene p? en m?te som ?ker sjansene for et vellykket migreringsprosjekt. Du vil bli overrasket over hvordan dere med god planlegging, velrettet og godt planlagt informasjon samt riktig brukerst?tte kan f? migreringsprosjektet til ? oppleves som vellykket i hele organisasjonen.
I denne rapporten g?r vi ut fra at de grunnleggende forutsetningene for migreringsprosjektet er innfridd, dvs. at den overordnede m?lsettingen, kostnadsbudsjettet og tidsplanen er fastsatt. M?lsettingen for migreringer varierer ofte, men kan hovedsakelig deles inn i to typer m?l eller ambisjoner. Dels et migreringsm?l der det fokuseres p? ? minimere avbrudd i den ordin?re virksomheten og der det brukes f? eller ingen ressurser p? ? l?re opp brukerne i nye funksjoner, dels et migreringsm?l der ambisjonen er ? ?ke kunnskapsniv?et og forbedre den eksisterende arbeidsm?ten i forbindelse med migreringen.
Hvordan din organisasjon b?r arbeide med hvert punkt nedenfor, varierer derfor alt etter hvilke typer m?l og ambisjoner dere har med migreringen.
Vi har delt inn dokumentet i tre kapitler.
I f?rste kapittel, Skape forutsetninger allerede i migreringsplanen resonnerer vi rundt og gir anbefalinger p? hva dere kan tenke p? allerede i planleggingsfasen av migreringen for ? klare ? gjennomf?re en vellykket migrering med brukerne i fokus.
I andre kapittel, Selge inn migreringen forteller vi blant annet om den positive effekten av atbrukerne/virksomheten f?r riktig informasjon om igreringen og f?ler seg delaktige.
I tredje kapittel, Supporte med riktig brukerst?tte iskuterer vi fordeler og ulemper med ulike typer brukerst?tte ved en migrering, samt hvordan disse kan tilpasses og endres under migreringen, avhengig av ambisjonsniv? og ressurser.
En tydelig plan for migreringen med overordnede m?l og delm?l samt aktiviteter er en forutsetning for et vellykket migreringsprosjekt. I utformingen av en migreringsplan er det viktig man allerede i planen skaper forutsetninger for de myke verdiene i prosjektet.
Ta hensyn til virksomhetens behov
I tillegg til ? f?lge retningslinjene og rammene som IT-avdelingen har f?tt fra beslutningsorganene eller selv har besluttet ang?ende migreringen, er det en utfordring ? kartlegge virksomhetens behov. Hvis prosjektgruppen lykkes med ? kartlegge virksomhetens behov i forbindelse med en migrering, dels ut fra situasjonen f?r og en ?nsket fremtidig situasjon, har den gode forutsetninger for ? gjennomf?re en migrering som oppleves som vellykket ikke bare av ledelsen men ogs? av virksomheten og brukerne.
Virksomhetens behov b?r kartlegges ut fra to perspektiver, dels et teknologisk perspektiv, dvs. hvilke teknologiske forutsetninger b?r man ta hensyn til i migreringen, og dels ut fra et kompetansebehov som bl.a. omfatter informasjon og oppl?rings- og supportsp?rsm?l. Ved ? utf?re en intern unders?kelse i ulike deler av virksomheten f?r prosjektgruppen inn verdifull informasjon for ? kunne tilfredsstille virksomhetens behov under migreringen.
Analysere og planlegge utrulling etter virksomhetens kritiske faktorer
Inkluder brukerne tidlig i prosjektet. Ta rede p? kritiske tidsperioder n?r og hvor migreringen ikke m? forstyrres. Det kan skyldes flere ting, f.eks. produksjonsteknisk, ferier og annet. Unders?k ulike l?sninger som gj?r ting lettere for brukerne og som reduserer faren for kaos. Alle virksomheter har sine kritiske faktorer. Her handler det ikke om ? sp?rre alle brukerne, men representanter for ulike brukergrupper.
En supportavdeling har ogs? ofte interessant…
F?lg denne linken for ? lese hele artikkelen p? v?re wordpress blogg.
Om oss
ComAround er markedsledende p? tjenester for nettbasert selvbetjening. I mer enn tjue ?r har vi utviklet smarte tjenester som gj?r at alle som sitter foran dataskjermen raskt og enkelt kan l?se sine problemer online. Bedrifter i over 130 land reduserer supportkostnadene og yter bedre service ved at de d?gnet rundt, hele ?ret, bruker ComAround Self Service?. Blant v?re kunder finner vi bedrifter som SIDA, Ericsson, Sandvik, Statoil, SEB, Skandia, IKEA samt et hundretall mindre bedrifter.

Authors
Tags , ,

Related posts

Top